El contexto actual señalado por la pandemia causada por la Covid-19, sin duda ha marcado un antes y un después en la manera de organizar y monitorizar los espacios de trabajo, planteando múltiples desafíos a las empresas. Entre ellos, la importancia de establecer unos protocolos de actuación en las oficinas, y en el entorno laboral en general, para garantizar espacios seguros en los que poder llevar a cabo la jornada laboral.
Para cumplir con las medidas de seguridad que dicta la normativa, la monitorización espacio-tiempo del espacio laboral es fundamental para poder chequear quién está en la oficina, en qué zonas y durante cuánto tiempo y poder cumplir con los protocolos sanitarios y restricciones de aforo para hacer que las empresas sean un lugar seguro.
¿Cómo gestionar los espacios de trabajo para mayor seguridad?
El módulo de Workplace Management de CheckingPlan permite la gestión y reserva de espacios laborales ya que administra el uso de escritorios, salas de reuniones y espacios laborales de uso compartido, integrando turnos, calendarios y demás esquemas de trabajo basados en actividades para su correcta organización.
Su combinación con el registro de presencia y el control de accesos, hacen que las funcionalidades del módulo de Workplace Management de CheckingPlan, permitan una gestión óptima de los espacios de trabajo.
Control de aforo en tiempo real
Integrado con el control de acceso o registro de presencia, se habilitan gradualmente los espacios por zonas en relación a las reservas, estableciendo puestos y salas “predeterminadas” para optimizar consumos energéticos y de mantenimiento y concentrando zonas de tránsito. La plataforma puede monitorizar el aforo en las salas y registrar la presencia de personal necesario para tareas de atención o acondicionamiento, etc. De esta forma permite la trazabilidad en tiempo real de las reservas y seguimiento de la asistencia en cada espacio.
Gestión de reservas en zonas de uso común
CheckingPlan gestiona las solicitudes de reserva de salas de reuniones y de usos múltiples a medida de forma automatizada, reconociendo el departamento al que pertenece el usuario y notificando en pantalla la ubicación del espacio y tiempo asignado según su turno. Si el espacio se encuentra reservado y el empleado no se identifica confirmando su presencia en un tiempo preestablecido, la sala se libera automáticamente.
Reservas inteligentes y buscador avanzado
Para una gestión ágil de la reserva de espacios, los usuarios podrán acceder a través del portal de empleados, al entorno de reservas aplicando filtros de búsqueda según las características espaciales necesarias: tamaño, luminosidad, ventanas, equipamiento técnico, etc . Al finalizar la reserva, será notificada al usuario por email, informando de las características del espacio e indicando los protocolos específicos, el equipamiento técnico y otros recursos asignados.
Monitorización e informes
CheckingPlan permite la creación de informes analíticos para la optimización de uso de los espacios mediante el seguimiento de reservas y uso de espacios laborales desde el BackOffice de manera periódica (diario, mensual, trimestral…) y automática, o si se desea bajo demanda. De esta forma, la plataforma permite aglutinar datos sobre el volumen de reservas, tiempos y usuarios, detección de ausencias reiteradas de espacios reservados, segmentos horarios de reserva en relación a afluencias medias y aforos permitidos, la optimización de tareas de limpieza y mantenimiento, etc.
